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description archivistique
Série organique
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La France au sein de l’UNESCO et la Francophonie

Cette série contient des documents relatifs à l'action, à la place, et aux représentants de la France à l'UNESCO, ainsi que des documents relatifs à la francophonie, notamment dans le cadre de l'UNESCO et des organisations auxquelles participe Jacqueline Baudrier. Elle est constituée des deux sous-séries suivantes :
-CNF et Délégation de la France
-Francophonie

Dossiers professionnels et personnels divers

Cette série contient des documents extrêmement divers, pouvant être relatifs aussi bien à des activités officielles auprès de l'UNESCO qu'à des activités exercées à l'extérieur. Elle est constituée des trois sous-séries suivantes :
-Documents autour des interventions de Jacqueline Baudrier et conférence à Abidjan
-Documents divers
-Autres types de documents : photographies et agendas

Sessions de l'Assemblée

L'Assemblée générale de l'IBI tint 13 sessions ordinaires et 6 sessions extraordinaires.

Les documents se composent essentiellement des décisions prises lors des sessions, des bilans financiers, des rapports d'activités et des documents relatifs au budget et au programme de l'Organisation.
Les documents de la 8ème session ordinaire de l'Assemblée générale sont manquants.

Information et documentation

Le centre de documentation se formait d'une bibliothèque s'intéressant aux ouvrages et revues relatifs à l'informatique et aux technologies de l'information. L'ensemble était organisé par groupes thématiques, chaque élément possédant une cote documentaire.
On trouvera notamment dans cette série une sous-série intitulée "Histoire de l'IBI", qui documente l'existence de l'Organisation depuis sa création, jusque dans les années 1980.

Publications

Le service des publications de l'IBI s'occupait de la production et de la distribution des périodiques de l'Organisation, tel que la revue AGORA, la lettre d'information de l'IBI, la revue IBI PRESS.
Il produisait également les documents officiels des conférences, les documents de travail et les études publiés par l'IBI.
Une unité de l'audiovisuel produisait également es documents visuels et sonores de l'Organisation, que cela soit pour les conférences organisées, ou bien dans le cadre de la promotion des activités de l'IBI.

L'ensemble contient tout type de documents édité par l'IBI (rapports, documents de travail, documents de conférence, etc.), principalement sous la forme d'épreuve ou de document type, prêt à la distribution au sein de l'Organisation ou en dehors.

Relations extérieures

Le cabinet du directeur général avait à charge le suivi en temps réel de l'information des pays membres, non membres et des organisations avec lesquelles l'IBI avait des accords de coopération ou qui entraient dans la sphère de coopération de l'Organisation mais n'ayant pas d'accord formel avec elle.

Le cabinet avait à charge de tenir à jour la description fonctionnelle des dossiers ainsi que les rapports d'activités croisés. Ces dossiers sont essentiellement composés de correspondances échangées entre l'IBI et l'entité (Etat ou organisation). Celles-ci peuvent contenir, outre des télégrammes, telexs ou lettres, des documents joints tels que des rapport d'activité, des brochures de présentations, des accords de coopération.

La série des relations extérieures de l'IBI contient trois sous-séries :
-IBI/6/1/1 Les dossiers des relations de l'IBI avec les organisations gouvernementales
-IBI/6/1/2 Les dossiers des relations de l'IBI avec les organisations non gouvernementales
-IBI/6/1/3 Les dossiers des relations avec les pays membres et non membres de l'IBI

A ces trois sous-séries s'ajoutent deux autres constituées de dossiers communs de pays et d'organisations internationales.

A noter que dans les dossiers du conseiller légale, on retrouve également des correspondances avec des pays tierces qui pourront éventuellement compléter les dossiers du sous-fonds des relations extérieures.

Comité de reflexion

Le Comité de réflexion fut instauré sur décision Conseil d'administration de l'IBI, lors de sa 54ème session, en avril 1986, afin d'évaluer la situation et de réfléchir aux orientations futures et perspectives de l’Organisation. Il était composé de personalités ayant occupé la présidence des organes délibérants de l'IBI, soit l'Assemblée générale et le Conseil d'administration.

Correspondances avec les organisations et pays membres et non membres de l'IBI

Les correspondances du comité de liquidation concernent avant tout les modalités de règlement financier des employés licenciés et du matériel de l'IBI. Une part importante de la correspondance est faite avec le gouvernement italien d'une part, et l'UNESCO d'autre part. Les correspondances avec l'UNESCO concernent les modalités de versement des archives de l'IBI à l'UNESCO. Les correspondances avec les organisations internationales et les autres pays sont essentiellement des courriers de demande d'information sur la publication de l'IBI AGORA, les conférences et programmes en cours de l'IBI et les notifications de liquidation de l'organisation par Dino Valenza.

Main series documents

The rules on what is to be considered as a Main documents have changed throughout UNESCO’s existence. According to the definition giving in the UNESCO Manual, Secretariat handbook on administrative methods and precedures, main documents are:
Main series documents are mostly programme documents of a definitive nature which are distributed to all Member States. They include i.a. reports of meetings, surveys, analysis of replies to questionnaires and bibliographical and clearing house material.

Administrative circulars

Instructions of a temporary nature, or which are subject to frequent change, are conveyed to the Secretariat by Administrative Circulars.

Depending on the area regulated and the issuing authority, there are two types of Administrative Circular:

  1. Administrative Circulars on activity, finances and property
  2. Administrative Circulars on personnel matters

Circular Letters

Circular letters (CL) signed by the Director-General are addressed to the Governments of Member States or National Commissions for UNESCO in the course of official business. For example, they are used to inform the Governments, to solicit information from them and ask for their position on certain questions, to send invitations to conferences, to invite applications for higher posts in the Secretariat.

Documentation

Series consists of documentation files with newspaper clippings, typed speeches and other printed or published material gathered by the Comité to document a subject. The series does however extend to 1939, after the Comité was officially dissolved. It seems then that the staff of the Institute continued to add to the series in 1939. It is arranged into five subseries according to the original alpha-numeric classification scheme.

ODG Subject Files

Series consists of subject files of the Director-General on diverse matters. The first transfer dates from the tenure of René Maheu, however, records in some files date from before this time. Each transfer is arranged in rough alphabetical order and thus the series as a whole is arranged in a repeating alphabetical order. In general, the files were transferred at the end of a Director-General's term in office. Files contain correspondence, speeches, reports, and handwritten notes.

Department/Sectors files

  • FR PUNES AG 8-SEC-CAB-5
  • Série organique
  • 1962-1974, 2002-2009
  • Fait partie de Secretariat Records

Series consists of files on departments and sectors of UNESCO as created during the tenure of Directors-General Maheu and Matsuura. Files primarily contain memoranda exchanged between the Director-General and the Assistant Director-General or Director of the unit concerned. Files are arranged in rough alphabetical order by unit acronym.

Division for Freedom of Expression, Democracy and Peace

The Sub-fonds includes the records of the Division of Freedom of Expression, Democracy and Peace and its antecessors, part of the Information and Communication Sector of UNESCO, of all projects and programmes of CI/FED and of the numerous committees, boards, and commissions related to CI/FED whose records were/are the responsibility of UNESCO.

UNESCO Peace Games files

  • FR PUNES AG 8-SEC-SHS-JP
  • Série organique
  • 1986-1999, predominant 1994-1997
  • Fait partie de Secretariat Records

Series consists of files related to the 1995 and 1996 UNESCO Peace Games. Documents date from the early conception and development of the games, and include research related to youth and the theme of peace; correspondence related to potential sponsorships; day-to-day correspondence; correspondence with Director-General Federico Mayor as well as delegates from Member States; an evaluation of the feasibility and success of the games; press and media coverage files; and three-dimensional souvenir objects or gifts from or related to the games. The series is arranged in four subseries, however, files are numbered sequentially despite the subseries.

Jeux de la paix de l’UNESCO

Division of Human Rights and Peace Files

Series consists of the files of the SHS Division of Human Rights and Peace (HRS) as well as some files from its successor unit. The files date from the creation of HRS to the mid-1990s. The files cover programme activities such as the production of publications and studies, the organization of meetings, and the coordination of the UNESCO Prize for Peace Education. There are also two specific subseries: a subseries of correspondence files (COR) organized by year or by staff member; and a subseries of files (PP) on the UNESCO Prize for Peace Education .

UNESCO. Division of Human Rights and Peace

Population Division Files

Series consists of files from the Population Division (SHS/POP) and the Division of Population and Human Settlements (SHS/POP). The files mostly pertain to programme activities in the fields of urbanization, architecture, family planning and population. Activities include the execution of UNFPA and Participation Programme projects, as well as information dissemination and training. Files are in no particular order.

UNESCO. Division de la population

Communication et information – PIDC et NOMIC

Cette série contient des documents relatifs au PIDC (Programme International pour le Développement de la Communication), au NOMIC (Nouvel Ordre Mondiale de l'Information et de la Communication), et à la communication de manière générale. Elle est constituée des trois sous-séries suivantes :
-Programme International pour le Développement de la Communication (PIDC)
-L’UNESCO et la communication
-Documents divers sur la communication

Documents de référence

Les documents de référence sont constitués notamment des résumés des décisions et des agendas des Assemblées générales et des Conseils d'administration de l'Organisation. Ces documents permettent de compenser, en partie, les lacunes présentes dans les sous-fonds de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration.

Rapports

Le Cabinet du directeur général centralisait les rapports destinés au cabinet ou au directeur général. La série apparait lacunaire et on ne dispose des rapports et mémorandums que pour les années 1983 à 1986.

Sound records of conferences and meetings

These sound records contain mostly floor recordings of conferences and other events, speeches of the Director General and other important persons and systematic recordings of all meetings of the General Conference and the Executive Board.

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