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description archivistique
Sous-série organique Français
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Accords entre la COI et les états membres, les organisations internationales, ou les organisations multilatérales

La série comprend des accords signés entre l’ UNESCO-COI avec les états membres, ainsi que les organisations internationales, multilatérales et régionales. Les accords sont classés par état membre ou organisation, sauf pour les accords sur l’établissement des bureaux de programmes, qui se trouve dans les dossiers à part. Les accords sont également classés séparément quand il y a plusieurs signataires (ie. un accord signé par l’OMM et l’ICSU se trouve dans un dossier particulier au lieu d’être classé dans le dossier OMM).

Accords entre la COI et les organisations, les entreprises ou les personnes privées

La sous-série comprend des accords signés entre l’UNESCO-COI et les organisations non-gouvernementales, les universités, les fondations, les entreprises, et les personnes privées. Tous les accords sur les Chaires de l’UNESCO se trouvent dans la sous-série. Les accords sont classés selon les cotes de référence assignées lors la réception aux Archives, ce qui implique que l’ordre est grossièrement chronologique.

Correspondance relative aux questions des relations universitaires, début de la Conférence permanente, Etudiants

La sous-série est constituée par la correspondance de l'IICI concernant la coopération universitaire, le début de la Conférence permanente et les questions relatives aux étudiants. Elle correspond aux travaux de la Section des Relations universitaires de l’IICI (1926-1946).

Institut international de Coopération intellectuelle. Section des Relations universitaires

Correspondance relative aux Commissions nationales, Délégués d'Etats et Affaires générales de la Direction

La sous-série est constituée par la correspondance entre l’IICI et les Commissions nationales de Coopération intellectuelle, les Délégués des Etats auprès de l’IICI et la correspondance de l’IICI au sujet de son fonctionnement général.

Relations avec les pays membres et non membres

Le cabinet du directeur général de l'IBI avait à charge la gestion des correspondances avec les Etats, qu'ils soient membres ou pas de l'Organisation.

Cette série contient ainsi des dossiers nomminatifs, en fonction des pays, contenant l'ensemble des correspondances échangées entre l'IBI et les pays membres et non membres. Ces correspondances peuvent être accompagnées de pièces joints variées : rapports, documents d'évènements ayant un rapport avec l'informatique, accords de coopération, etc.

On a conservé la classification telle qu'elle existait au sein de l'IBI, à savoir un classement alphanumérique sériel suivant l'ordre alphabétique croissant des pays. Par exemple : "C.1" pour l'Afghanistan, "C.2" pour l'Albanie, "C.3" pour l'Algérie, etc.

Il apparait que dans la majorité des cas, les dossiers antérieurs aux années 1982 sont manquants. On le remarque plus fortement pour les pays ayant des échanges nombreux avec l'IBI comme l'Italie, la France, l'Espagne, ou encore les Etats Unis d'Amérique, par exemple. Ces derniers pays représentent les séries de dossiers les plus fournies.

Relations avec les organisations gouvernementales

La sous-série des relations avec les organisations gouvernementales est constituée de 73 fichiers nomminatifs d'organisations ayant eu, à un moment donné, des échanges avec l'IBI, que ceux-ci soient modestes ou non.
Ainsi, l'ensemble comprend, dans la majeure partie des cas, des dossiers de faible ampleur. A l'inverse, certains apparaissent plus fournis comme les dossiers de correspondance avec l'UNESCO (IBI-6-2-1-GO.34), ou bien l'UNCTAD (IB-6-2-1-GO.32).

L'ensemble apparait homogène, même s'il est probable que des lacunes demeurent pour les correspondances antérieures aux années 1980. On peut supposer que ces manques résultent soit d'une absence de centralisation des correspondances par le cabinet du directeur général, avant les années 1980 et l'essor de l'organisation, soit ils sont dus à une perte d'information.

Correspondance relative aux questions scientifiques, Bibliothèques et Congrès bibliothécaires, Bibliographie, Documentation, Congrès internationaux, Archives

La sous-série est constituée par la correspondance de l'IICI relative aux questions scientifiques, aux bibliothèques et congrès de bibliothécaires, bibliographie, documentation, congrès internationaux et archives. Elle correspond aux travaux de la Section des Relations scientifiques, ou "Sous-Commission des Sciences et de Bibliographie" (à partir de 1928).

Les différentes subsubseries proviennent de l’activité de cette Section. Elles témoignent de l’activité de la Section dans le domaine scientifique : organisation ou participation à des congrès scientifiques (DII et D.IV), liens avec des institutions scientifiques du monde entier (D.VI), projets de bibliographies internationales dans le domaine de la physique (D.I.), des mathématiques, de la chimie, de la biologie (D.VIII), travaux sur l’Index Bibliographicus publié par la SDN (D.VIII), projet d’unification du format des publications scientifiques (projet de Marie Curie) (D.VII), projets d’annuaires scientifiques (D.VII), collaboration des musées scientifiques (D.VII).

Le domaine des bibliothèques et des archives est également couvert par l’activité de la Section : organisation ou participation à des congrès de bibliothécaires (D.III, D.VIII), projet de création d’un système de prêt international entre bibliothèques (D.III), établissement d’un guide des échanges pour 56 pays en 1939 (D.V), questions relatives aux bibliothèques populaires et à leur rôle social (D.III), projet d’établissement d’une fiche bibliographique internationale (D.III), questions relatives à la construction et aménagement des bibliothèques (D.III), projet de création d’un service international de renseignements à l’usage du public (D.III), étude de la qualité des encres et papiers (proposition Jules Destrée) (D.IX).

Institut international de Coopération intellectuelle. Section des Relations scientifiques et de la Bibliographie

Correspondance de la Section des Sciences historiques et sociales

La sous-série organique DD provient, comme la sous-série organique D, des activités de la Section des Relations scientifiques et de la Bibliographie. Cette sous-série contient des dossiers concernant les "sciences historiques et sociales", mais aussi des dossiers relatifs aux questions scientifiques : organisation du travail scientifique (DD.I), correspondance relative au "Bulletin des Relations scientifiques" (DD.IV), à la bibliographie scientifique (DD.VIII), projet d’un Office central de collaboration scientifique internationale (DD.X).

Dans le domaine des sciences humaines, la sous-série organique DD contient des correspondances relatives aux questions de "langues primitives en danger d’extinction" (DD.II), d’unification des nomenclatures douanières (DD.III), de vérification de l’écriture (proposition Tanakadate) (DD.III), correspondances échangées avec des sociétés d’histoire (DD.VI), collection américaine ethnographique et historique (DD.X), liens de la Section avec la Commission internationale des Sciences historiques (DD.XI), participation à des congrès scientifiques internationaux dans les domaines de l’archéologie, la linguistique, l’histoire, la philologie slave, la sociologie, l’histoire des religions, la phonétique, le service social, la géographie, les questions rurales (DD.VIII).

Les travaux de bibliographie occupent une bonne part des travaux de la Section : bibliographie romane (DD.II), de littérature roumaine (DD.VIII), de sciences sociales (DD.VIII), de géographie (DD.VIII), de linguistique (DD.VIII), annuaire international de bibliographie historique (DD.VIII), liaison avec les comités nationaux de bibliographie scientifique (DD.VIII), carte bibliographique (DD.VIII), lettres et circulaires aux éditeurs de revues de linguistique (DD.VIII), bibliographie orientale (DD.VIII).
La Section des Relations scientifiques et de la Bibliographie s’occupe également de la question des archives. La sous-série organique DD renferme donc les dossiers de correspondance relatifs aux réunions d’experts organisés par la Section pour la "coordination internationale des archives" entre 1931 et 1933 (DD.IX), une étude sur la question de l’accessibilité des archives (DD.IX), deux dossiers sur la question de l’unification de la terminologie archivistique (DD.IX) et de l’échange de conférenciers (DD.IX).

Institut international de Coopération intellectuelle. Section des Relations scientifiques et de la Bibliographie

Histoire de l'IBI

Cette série de documents, provenant du fonds documentaire de l'IBI, était contenue dans un carton portant l'inscription : "Histoire de l'IBI".

L'ensemble contient tous types de documents relatifs à la genèse de l'IBI, à partir de 1951, puis relatifs au Comité constitutif et du Centre international de calcul provisoire. Les instruments juridiques émanants des pouvoirs politiques italiens (accord de siège, journal officiel, décret, etc.) sont également inclus dans ces dossiers. Enfin, on relève des mémorandums récapitulatifs de la situation de l'Organisation et de ses perspectives, ainsi qu'un mémoire de DEA, documentant sur l'histoire de l'IBI depuis sa création, jusque dans les années 1980.

Dossiers thématiques

La sous-série des dossiers thématiques est constituée de dossiers par thème regroupant des articles ou coupures de presse relatives à un un sujet donné. Il y a également des publications sur des thèmes divers concernant l'informatique. Les dossiers sont classés par code alphanumérique (code du centre de documentation). Plusieurs dossiers et pièces manquant une code se trouvent au fin de la sous-série - ils sont classés par ordre alphabétique.

Diapositifs

La sous-série des diapositifs contient des négatifs de diapositifs d'évènements auxquels l'IBI participa, ou organisa. On y trouve notamment des diapositives du séminaire inaugural de l'Institut pour le développement de l'informatique (IBIDI), tenu à la technopolis de Bari, du 24 au 30 novembre 1985, ainsi que les diapositifs d'une communication donnée par Enrique Melrose, directeur du département de l'Amérique latine à l'occasion d'une conférence indéterminée. D'autres diapositifs contiennent des éléments de présentation de l'IBI, dont certains à l'occasion de la conférence SPIN et celles d'un accord de coopération engageant l'IBI de nature indéterminée. Trois autres boîtes de diapositifs renseignement sur des réunions de l'IBI.

Une grande partie des diapositifs présentants l'IBI semble être du matériel utilisé dans la confection des enregistrements promotionnels audiovisuels de l'IBI. Ceux-ci pourront être consultés dans les ensembles de la sous-série des cassettes vidéos magnétiques, particulièrement le dossier "Présentation de l'IBI".