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Archives and Documentation of International Organizations Series French
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Rapports

Le Cabinet du directeur général centralisait les rapports destinés au cabinet ou au directeur général. La série apparait lacunaire et on ne dispose des rapports et mémorandums que pour les années 1983 à 1986.

Publications

Le service des publications de l'IBI s'occupait de la production et de la distribution des périodiques de l'Organisation, tel que la revue AGORA, la lettre d'information de l'IBI, la revue IBI PRESS.
Il produisait également les documents officiels des conférences, les documents de travail et les études publiés par l'IBI.
Une unité de l'audiovisuel produisait également es documents visuels et sonores de l'Organisation, que cela soit pour les conférences organisées, ou bien dans le cadre de la promotion des activités de l'IBI.

L'ensemble contient tout type de documents édité par l'IBI (rapports, documents de travail, documents de conférence, etc.), principalement sous la forme d'épreuve ou de document type, prêt à la distribution au sein de l'Organisation ou en dehors.

LOG-OUT courrier départ

Cette série contient les courriers envoyés, enregistrés par le secrétariat du directeur général.

L'ensemble apparait lacunaire, notamment pour les années antérieurs à 1985 où les dossiers manquent dans leur intégralité. On ne possède qu'un seul dossier de correspondance pour 1983. L'ensemble demeure plus complet à partir de l'année 1985, jusqu'en 1988, avec toutefois des lacunes pour le premier semestre de l'année 1985.

LOG-IN courrier originaux

Les dossiers de correspondances originales contiennent l'ensemble des correspondances entre la direction de l'IBI et les entitées et interlocuteurs, qu'ils soient internes ou externes à l'Organisation.

Les correspondances d'avant le 1er octobre 1982 sont manquantes. A partir de cette date, l'ensemble apparait homogène et complet, jusqu'au 29 mars 1988.

Comité consultatif scientifique

Le Comité consultatif scientifique fut créé sur décision de la 13ème Assemblée générale. Cette initiative s’inscrivait dans la réflexion de l’Organisation sur sa situation présente et ses perspectives. Le comité consultatif scientifique devait être un organe d’appui du programme de l’IBI, qui devait se réunir tous les deux ans afin d’étudier et de proposer l’état de l’art de la technologie de l’information et de ses utilisations dans le cadre du développement socio-économique et culturel des pays.

Les documents conservés de ce comité sont constitués de correspondances (du 8 janvier au 2 février 1987) du Comité consultatif scientifique (session tenue vraisemblablement les 20 et 21 janvier 1987, au siège de l'IBI, à Rome). Les documents de l'unique réunion tenue par le Comité apparaissent manquants.

Comité consultatif des programmes et des budgets

Ce comité fut créé par décision du 53ème Conseil d'administration. Il tint sa première séance les 27 et 28 février 1986, à Rome. Son but était d’analyser les propositions du programme d’activité et du budget soumises par le directeur général, pour les années 1987-1988, et d’en donner des recommandations à soumettre au Conseil d'administration. Cette série contient principalement les documents et correspondances échangées par le Comité autour de ses réunions.

Correspondances avec les organisations et pays membres et non membres de l'IBI

Les correspondances du comité de liquidation concernent avant tout les modalités de règlement financier des employés licenciés et du matériel de l'IBI. Une part importante de la correspondance est faite avec le gouvernement italien d'une part, et l'UNESCO d'autre part. Les correspondances avec l'UNESCO concernent les modalités de versement des archives de l'IBI à l'UNESCO. Les correspondances avec les organisations internationales et les autres pays sont essentiellement des courriers de demande d'information sur la publication de l'IBI AGORA, les conférences et programmes en cours de l'IBI et les notifications de liquidation de l'organisation par Dino Valenza.

Sessions du Conseil d'administration

Le Conseil d'administration de l'IBI tint 57 sessions ordinaires et 4 sessions extraordinaires. Les dossiers contiennent notamment les décisions du Conseil d'administration, des rapports intermédiaires d'activités sur l'exécution du programme et sur les finances de l'organisation.

On ne dispose des documents relatifs aux sessions du Conseil d'administration qu'à partir de sa 18ème session. Ces lacunes peuvent être compensées en consultant les documents de référence du Cabinet du directeur général de l'IBI, dans la série IBI/5/1/1.

Comité de reflexion

Le Comité de réflexion fut instauré sur décision Conseil d'administration de l'IBI, lors de sa 54ème session, en avril 1986, afin d'évaluer la situation et de réfléchir aux orientations futures et perspectives de l’Organisation. Il était composé de personalités ayant occupé la présidence des organes délibérants de l'IBI, soit l'Assemblée générale et le Conseil d'administration.

Comité de révision de la convention de l'IBI

Le comité de révision agissait comme un organe subsidiaire de l'Assemblée générale, convoqué à chaque révision de la convention de l'Organisation.
Il se réunissait en comité et soumettait ses travaux à l'Assemblée générale pour discussion et approbation des mises à jour de la convention.

Les documents de cette sous-série contiennent notamment des exemplaires des différentes conventions et règlements intérieurs de l'Organisation, depuis sa création.

On ne dispose cependant des documents de travail des comités de révision que pour les années 1980.

Sessions de l'Assemblée

L'Assemblée générale de l'IBI tint 13 sessions ordinaires et 6 sessions extraordinaires.

Les documents se composent essentiellement des décisions prises lors des sessions, des bilans financiers, des rapports d'activités et des documents relatifs au budget et au programme de l'Organisation.
Les documents de la 8ème session ordinaire de l'Assemblée générale sont manquants.

Relations extérieures

Le cabinet du directeur général avait à charge le suivi en temps réel de l'information des pays membres, non membres et des organisations avec lesquelles l'IBI avait des accords de coopération ou qui entraient dans la sphère de coopération de l'Organisation mais n'ayant pas d'accord formel avec elle.

Le cabinet avait à charge de tenir à jour la description fonctionnelle des dossiers ainsi que les rapports d'activités croisés. Ces dossiers sont essentiellement composés de correspondances échangées entre l'IBI et l'entité (Etat ou organisation). Celles-ci peuvent contenir, outre des télégrammes, telexs ou lettres, des documents joints tels que des rapport d'activité, des brochures de présentations, des accords de coopération.

La série des relations extérieures de l'IBI contient trois sous-séries :
-IBI/6/1/1 Les dossiers des relations de l'IBI avec les organisations gouvernementales
-IBI/6/1/2 Les dossiers des relations de l'IBI avec les organisations non gouvernementales
-IBI/6/1/3 Les dossiers des relations avec les pays membres et non membres de l'IBI

A ces trois sous-séries s'ajoutent deux autres constituées de dossiers communs de pays et d'organisations internationales.

A noter que dans les dossiers du conseiller légale, on retrouve également des correspondances avec des pays tierces qui pourront éventuellement compléter les dossiers du sous-fonds des relations extérieures.

Documents de référence

Les documents de référence sont constitués notamment des résumés des décisions et des agendas des Assemblées générales et des Conseils d'administration de l'Organisation. Ces documents permettent de compenser, en partie, les lacunes présentes dans les sous-fonds de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration.

Information et documentation

Le centre de documentation se formait d'une bibliothèque s'intéressant aux ouvrages et revues relatifs à l'informatique et aux technologies de l'information. L'ensemble était organisé par groupes thématiques, chaque élément possédant une cote documentaire.
On trouvera notamment dans cette série une sous-série intitulée "Histoire de l'IBI", qui documente l'existence de l'Organisation depuis sa création, jusque dans les années 1980.