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Archives and Documentation of International Organizations
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Département de l'information

Ce sous-fonds contient 3 séries :
-IBI/9/1 Information et documentation
-IBI/9/2 Publications
-IBI/9/3 Production audiovisuelle

Le sous-fonds du département de l'information contient l'ensemble des publications officielles de l'IBI, notamment les documents de SPIN et SPIN II, des conférences TDF sur les flux transfrontères de données, la lettre de diffusion de l'IBI "IBI newsletter", le périodique trimestriel AGORA, ou encore des documents de l'Assemblée générale et du conseil d'administration. D'autres publications officielles de l'IBI figurent dans la série des publications.

Une sous-série intitulée "Histoire de l'IBI", nom tel qu'il apparaissait dans le carton versé par l'IBI, se présente sous la forme d'un ensemble de documents relatifs à différentes périodes de l'histoire de l'organisation, sa création, ou sa politique.

La série des enregistrements audiovisuels contient des productions sonores relatives aux sessions de l'assemblée générale et du conseil d'administration de l'IBI, des réunions et évènements organisés par l'IBI, comme SPIN, TDF et le groupe de Yamoussoukro.

Bureau intergouvernemental pour l'informatique. Département de l'information

Information et documentation

Le centre de documentation se formait d'une bibliothèque s'intéressant aux ouvrages et revues relatifs à l'informatique et aux technologies de l'information. L'ensemble était organisé par groupes thématiques, chaque élément possédant une cote documentaire.
On trouvera notamment dans cette série une sous-série intitulée "Histoire de l'IBI", qui documente l'existence de l'Organisation depuis sa création, jusque dans les années 1980.

Assemblées Générales

Official documents and inactive correspondence files concerning the preparatory and general assemblies of the International Council for Philosophy and Humanistic Studies

Conseil international de la philosophie et des sciences humaines

Fonds Bureau intergouvernmental pour l'Informatique

Le fonds contient les documents des organes de gouvernance de l'IBI : l'Assemblée générale et le Conseil d'Administration.
Ces deux sous-fonds fournissent les documents des sessions ordinaires et extraordinaires, qui se présentent essentiellement sous al forme de rapports et comptes-rendus sur le fonctionnement de l'organisation, ainsi que les bilans financiers et projets en cours de l'IBI. L'ensemble demeure complet. Il peut éventuellement être complété dans pour les années 1960-1970 par les documents de référence du sous-fonds du cabinet du directeur général, les séries bleues et séries grises du sous-fonds du département de l'information, ou encore les enregistrements sonores des sessions des organes dirigeantes et comité de l'IBI.

Le sous-fonds du comité de liquidation contient essentiellement la documentation financière et les questions relatives aux droits du personnel des suites de la cessation d'activité de l'IBI. On y trouve aussi les documents de la VIème assemblée générale, en novembre 1988, entérinant la liquidation de l'organisation, convoquée par le liquidateur.

Les correspondances de l'organisation sont conservées dans le sous-fonds du secrétariat de l'IBI. Celles-ci sont présentes pour les années 1982 à 1988. Le fonds versé se contenait pas de dossiers de correspondances pour la période antérieure, ni information à ce sujet.

Le sous-fonds du cabinet du directeur général, outre les rapports de missions, offre un aperçu des relations extérieures de l'IBI avec les pays membres et non membres, les organisations gouvernementales et non gouvernementales. Les documents de référence, qui complètent les sous-fonds de l'assemblée générale et du conseil d'administration, permettent d'observer le fonctionnement de l'organisation dans les années 1960 et 1970, tout comme ses textes de fonctionnement.

On possède les documents des différents départements de l'organisation : département de l'administration et des finances, département de la coopération, département des politiques, département des technologies, département des projets, département de l'information, département de la région arabe, département de l'Afrique, département de l'Amérique latine.

Les dossiers nomminatifs et évaluations du personnel et la documentation financière sont conservées dans le sous-fonds du département de l'administration et des finances. La documentation financière, c'est-à-dire les bilans financiers annuels de l'IBI sont présent dans les rapports et résumés des sessions de l'Assemblée générale.

Le département des politiques était responsable de l'organisation des conférences et des évènements à caractère politique. Ce sous-fonds contient les conférences organisées par l'IBI, en particulier ceux des deux conférences mondiales sur les flux transfrontières de données, mais aussi les documents du groupe de Yamoussoukro et de Cali, qui furent des groupes politiques en Afrique et Amérique latine ayant pour objéctif d'élever au niveau décisionnaire les politiques régionales informatiques. Ces différentes séries peuvent êtres complétées par les sous-sous séries des enregistrements sonores et videos du sous-fonds du département de l'information, dans la série des enregistrements audiovisuels.

Le département des projets et celui des technologies, deux des principaux organes opérationnels de l'IBI, étaient en charge pour le premier de la réalisation des projets, quand le second élaborait des études et rapports de faisabilité en amont. Leurs sous-fonds renseignements ainsi sur les projets que l'IBI a déployé, ou tenté de déployé, notamment en Amérique latine et en Afrique.

Le département de la coopération, qui fonctionna jusqu'à la réorganisation de l'IBI en 1986, contient les document des bourses et boursiers, des projets de coopération entre l'IBI et les pays membres, des mémos et rapports. Des suites de la réforme de la structure opérationnelle de l'organisation, le département fut éclaté en trois départements à vocation régional qui reprenait les missions et attributions de l'ancien département : département de l'Amérique latine, département de l'Afrique, département de la région arabe. Outre les bourses et la coopération régionale, les départements de l'Afrique et de l'Amérique latine renferment respéctivement les documents de fonctionnement du CRIBI et du CREALC. Le département de la région arabe donne lui quelques éléments d'information sur le projet de centre de l'IBI en Jordanie. Le département de l'Afrique également des dossiers sur le projet de centre pour l'afrique anglophone au Nigéria. Le Centre régional pour l'enseignement de l'informatique en langue espagnole, l'INDIBI et l'IBIDI sont eux présents dans le sous-fonds des centres régionaux de l'IBI. Ce sous-fonds comporte également les documents des régionions conjointes des centres régionaux, tenus en 1986.

Les sous-fonds SPIN et SPIN II contiennent les documents et correspondances relatifs à l'organisation de ces deux évènement, et auxquels prenaient part l'ensemble des département de l'organisation. La série des publications et celles des enregistrements audiovisuels du sous-fonds du département de l'information permettent éventuellement de complété SPIN et SPIN II.

Le sous-fonds du département de l'information contient l'ensemble des documents ayant été édités par l'IBI, que ce soit par ses organes dirigeants, les documents de conférences, mais aussi des dossiers thématiques et publications issues du centre de son centre de documentation. Une série d'enregistrements audiovisuels est également conservée. Ce sous-fonds permet ainsi de complété l'ensemble des autres sous-fonds.

Intergovernmental Bureau for Informatics

Histoire de l'IBI

Cette série de documents, provenant du fonds documentaire de l'IBI, était contenue dans un carton portant l'inscription : "Histoire de l'IBI".

L'ensemble contient tous types de documents relatifs à la genèse de l'IBI, à partir de 1951, puis relatifs au Comité constitutif et du Centre international de calcul provisoire. Les instruments juridiques émanants des pouvoirs politiques italiens (accord de siège, journal officiel, décret, etc.) sont également inclus dans ces dossiers. Enfin, on relève des mémorandums récapitulatifs de la situation de l'Organisation et de ses perspectives, ainsi qu'un mémoire de DEA, documentant sur l'histoire de l'IBI depuis sa création, jusque dans les années 1980.

Création du CIPSH

Documents pertaining to the creation of ICPHS. Includes a report on the constitutive meeting of ICPHS in January 1949 in Brussels; statutes; draft statutes; draft letter to organizations in the field of philosophy and human sciences; and financial accords between UNESCO and ICPHS (1950-1960).

Conseil international de la philosophie et des sciences humaines

Documents de référence

Les documents de référence sont constitués notamment des résumés des décisions et des agendas des Assemblées générales et des Conseils d'administration de l'Organisation. Ces documents permettent de compenser, en partie, les lacunes présentes dans les sous-fonds de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration.

Relations avec les organisations gouvernementales

La sous-série des relations avec les organisations gouvernementales est constituée de 73 fichiers nomminatifs d'organisations ayant eu, à un moment donné, des échanges avec l'IBI, que ceux-ci soient modestes ou non.
Ainsi, l'ensemble comprend, dans la majeure partie des cas, des dossiers de faible ampleur. A l'inverse, certains apparaissent plus fournis comme les dossiers de correspondance avec l'UNESCO (IBI-6-2-1-GO.34), ou bien l'UNCTAD (IB-6-2-1-GO.32).

L'ensemble apparait homogène, même s'il est probable que des lacunes demeurent pour les correspondances antérieures aux années 1980. On peut supposer que ces manques résultent soit d'une absence de centralisation des correspondances par le cabinet du directeur général, avant les années 1980 et l'essor de l'organisation, soit ils sont dus à une perte d'information.

Relations avec les pays membres et non membres

Le cabinet du directeur général de l'IBI avait à charge la gestion des correspondances avec les Etats, qu'ils soient membres ou pas de l'Organisation.

Cette série contient ainsi des dossiers nomminatifs, en fonction des pays, contenant l'ensemble des correspondances échangées entre l'IBI et les pays membres et non membres. Ces correspondances peuvent être accompagnées de pièces joints variées : rapports, documents d'évènements ayant un rapport avec l'informatique, accords de coopération, etc.

On a conservé la classification telle qu'elle existait au sein de l'IBI, à savoir un classement alphanumérique sériel suivant l'ordre alphabétique croissant des pays. Par exemple : "C.1" pour l'Afghanistan, "C.2" pour l'Albanie, "C.3" pour l'Algérie, etc.

Il apparait que dans la majorité des cas, les dossiers antérieurs aux années 1982 sont manquants. On le remarque plus fortement pour les pays ayant des échanges nombreux avec l'IBI comme l'Italie, la France, l'Espagne, ou encore les Etats Unis d'Amérique, par exemple. Ces derniers pays représentent les séries de dossiers les plus fournies.

Austria

Le dossier contient la correspondance entre l'IBI et l'Autriche. Une liasse de correspondances est également présente dans un dossier comprenant une ensemble de pays - voir C.varia à la fin de la sous-sèrie.

Cabinet du directeur général

Ce sous-fonds contient 4 séries :
-IBI/6/1 Documents de référence de l'Organisation
-IBI/6/2 Service des relations extérieures
-IBI/6/3 Mémos et rapports de mission
-IBI/6/4 Correspondance du directeur général

Bureau intergouvernemental pour l'informatique. Cabinet du directeur général

Relations extérieures

Le cabinet du directeur général avait à charge le suivi en temps réel de l'information des pays membres, non membres et des organisations avec lesquelles l'IBI avait des accords de coopération ou qui entraient dans la sphère de coopération de l'Organisation mais n'ayant pas d'accord formel avec elle.

Le cabinet avait à charge de tenir à jour la description fonctionnelle des dossiers ainsi que les rapports d'activités croisés. Ces dossiers sont essentiellement composés de correspondances échangées entre l'IBI et l'entité (Etat ou organisation). Celles-ci peuvent contenir, outre des télégrammes, telexs ou lettres, des documents joints tels que des rapport d'activité, des brochures de présentations, des accords de coopération.

La série des relations extérieures de l'IBI contient trois sous-séries :
-IBI/6/1/1 Les dossiers des relations de l'IBI avec les organisations gouvernementales
-IBI/6/1/2 Les dossiers des relations de l'IBI avec les organisations non gouvernementales
-IBI/6/1/3 Les dossiers des relations avec les pays membres et non membres de l'IBI

A ces trois sous-séries s'ajoutent deux autres constituées de dossiers communs de pays et d'organisations internationales.

A noter que dans les dossiers du conseiller légale, on retrouve également des correspondances avec des pays tierces qui pourront éventuellement compléter les dossiers du sous-fonds des relations extérieures.

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